一是加强合规管理培训。企业应将合规培训纳入员工培训计划,培训内容需随企业内外部环境变化进行动态调整。境外经营相关部门和境外分支机构的所有员工,均应接受合规培训,了解并掌握企业的合规管理制度和风险防控要求。决策层和高级管理层应带头接受合规培训,高风险领域、关键岗位员工应接受有针对性的专题合规培训。合规培训应做好记录留存。
二是畅通合规汇管理报渠道。合规负责人和合规管理部门应享有通畅的合规汇报渠道,合规管理部门应当定期向决策层和高级管理层汇报合规管理情况。汇报内容主要包括合规风险评估情况,合规培训的组织情况和效果评估,发现的违规行为以及处理情况,违规行为可能给组织带来的合规风险,已识别的合规漏洞或缺陷,建议采取的纠正措施,合规管理工作的整体评价和分析等。如发生性质严重或可能给企业带来重大合规风险的违规行为,合规负责人或合规管理部门应当及时向决策层和高级管理层汇报,提出风险警示,并采取纠正措施。
三是加强合规管理制度考核。合规考核应全面覆盖企业的各项管理工作,考核结果应作为企业绩效考核的重要依据,与评优评先、职务任免、职务晋升以及薪酬待遇等挂钩。境外经营相关部门和境外分支机构可以制定单独的合规绩效考核机制,也可将合规考核标准融入到总体的绩效管理体系中。考核内容包括但不限于按时参加合规培训,严格执行合规管理制度,积极支持和配合合规管理机构工作,及时汇报合规风险等。
四是强化外部审计监督。企业在经营过程中遇到合规风险事项,应及时主动寻求合规咨询或审核支持。在涉及重点领域或重要业务环节时,业务部门应主动咨询合规管理部门意见。合规管理部门应在合理时间内答复或启动合规审核流程。对于复杂或专业性强且存在重大合规风险的事项,合规管理部门应按照制度规定听取法律顾问、公司律师意见,或委托专业机构召开论证会后再形成审核意见。
五是完善合规信息举报与调查渠道。企业应根据自身特点和实际情况建立和完善合规信息举报体系,员工、客户和第三方均有权进行举报和投诉,企业应充分保护举报人,合规管理部门或其他受理举报的监督部门应针对举报信息制定调查方案并开展调查。形成调查结论以后,企业应按照相关管理制10度对违规行为进行处理。
六是强化合规问责制度。企业应建立全面有效的合规问责制度,明晰合规责任范围,细化违规惩处标准,严格认定和追究违规行为责任。
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