第一,尽快上报合规管理部门,尽快组织应对。当遭遇外部调查、诉讼等合规风险事件发生时,直接相关的业务部门第一时间上报合规管理部门,由合规管理部门会同法律、公共关系等部门指导业务部门开展下一步工作,把风险和损失降到最低。
二是坚持负责任的态度,积极配合调查。在合规风险时间中,企业第一时间表现出诚恳、配合的态度,主动披露相关问题,积极出台补救措施,争取各方的谅解至关重要。例如,世界银行规定,积极配合调查将为企业争取到减轻1-3年的制裁期或50%幅度的处理结果。
三是借助专业团队降低风险和损失。尽早组织对中国法域和境外法域都有深入理解的律师团队,帮助企业分析问题,协助企业与调查机构或其他利益相关方展开有效沟通,从法律层面降低风险和损失。企业还应深入开展内部调查,尽力搜集相关事实证据,对相关当事人进行访谈并制作访谈笔录,寻找抗辩突破点。
四是积极与各方沟通,寻求最佳解决方案。如果合规问题设计多家企业,调查机构往往会分别向各企业展开调查,企业应与相关商业伙伴保持及时沟通,避免因为信息不对称导致各自的陈述出现矛盾,进而被调查机构认定为“不诚信”。
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